Begræns din tid

Tid er nok noget af det, som vi alle kan bruge mere af, og hvis vi ikke føler, at vi får nok fra hånden på arbejdet, er der ikke så meget andet at gøre end at ”stjæle” tid fra det, der ellers er fritid, familietid eller sågar sovetid.

Det er jo meget godt, så kan man nå 50-60 timers arbejde på en uge, i stedet for de normale 37 timer. Men er det, det hele værd?, og er der virkeligt ikke noget alternativ?

Efter min mening er det ikke det værd, og jeg mener ikke, at man bliver en bedre chef, bare fordi man knogler r…. ud af bukserne. Om ikke andet viser det blot, at du som leder ikke formår at prioritere din egen tid.

Begræns dig til bedre prioritering

Så hvis man ikke vælger at arbejde over, hvordan får man så mere tid?

Svaret ligger den anden vej. Begræns din tid, brug mindre tid i stedet for mere, og tving dig selv til at få mere ud af den tid du har.

Aftal fx med dig selv, at dit arbejde er færdigt efter 7,5 timer, og det betyder, at der stopper du med at arbejde. Sæt en alarm, lav regnskskab, hvad der end skal til, sørg for at du stopper.

Du kan betragte din tid (dine 37 timer) som et budget, du ikke kan overskride.

Det betyder at du skal prioritere din tid, og det arbejde som du bruger den på, ben hårdt.

Alt efter hvilken type leder du er, så har du formentligt en række medarbejdere. De har brug for noget af din tid, for ellers kan du jo ikke lede dem. Denne tid ”medarbejdertid”, eller ”tid til ledelse” som vi kan kalde den, skal behandles lidt anderledes, idet den helst ikke må blive booket helt.

Lav en plan og hold dig til den

Afsæt f.eks. 50% af din tid til ledelse, din vigtigste opgave. Det er 3 timer og 45 minutter. Sørg så for ikke at booke alt tiden væk, så sæt et loft på hvor meget du vil bruge på aftalte møde med dine medarbejdere. Lad os i dette eksempel sige 2 timer.

Det efterlader 1 timer og 45 minutter hvor du ikke skal lave andet end at være til rådighed, hjælpe dine medarbejdere, og lede!

De andre 3 timer og 45 minutter kan du så bruge til arbejde, møder, receptioner og hvad du ellers går og bruger tid på.

Jeg vil foreslå at du afsætter 1 timer fredag eftermiddag til at kigge ind i den kommende uge, og planlægge. Det betyder at du sætter dig ned, og laver en liste over alt det du skal nå i næste uge, og sørger for at afslå alt det, du ikke har tid til. Det kan godt betale sig at fordele opgaverne på de enkelte ugedage, dog uden at planen bliver for rigid.

En sådan plan betyder at du kan gå hjem og holde weekend med god samvittighed, og holde alle tanker omkring arbejde ude af hovedet… ok, måske ikke helt, men det hjælper.

Du kan så bruge det første kvarter hver morgen, på lige at løbe din plan igennem. Er der kommet nyt til, og er der noget der skal ud. Nåede jeg alt i går? Med andre ord, planen skal justeres, og du skal have overblik over dagens dont, altså hvad du skal bruge de 3½ timers til, som du har tilbage til arbejde.

Det er en god idet at bruge morgenen til ting som:

få overblik over dagen og resten af ugen
tilrette din plan
gennemgå aftaler og invitationer med hård hånd
læse post og mail

Afsæt tid til det hele, men sæt en grænse! Brug ex.:

15 min. på at få overblik, og tilrettet din plan
30 min. på at læse post og svare på mails
15 min. på at ordne din kalender og evt. invitationer

Hold dig til din tidsplan. Du har kun 2 timer og 45 minutter tilbage til dit arbejde.

Få en rytme i arbejdsdagen

Jeg anbefaler at du får dig en rytme i din dag. Start evt. med at lave et skema til dig selv for din arbejdsdag, ex.:

08:00 – 09:00	Overblik, plan, post og kalender
09:00 – 10:30	Skrivebordsarbejde og møder
10:30 – 12:00	Tid til ledelse
12:00 – 12:30	Frokost
12:30 – 14:45	Tid til ledelse
14:45 – 16:00	Skrivebordsarbejde, møder og receptioner

Hold dig til din plan og dit skema, ikke for at være rigid, men hvis du klantre tiden væk, så er der noget andet du ikke når.

Når noget så kommer op, som er vigtigt, så kig i din ugeplan, ryk rundt, lav plads, og aflys det, du så ikke kan nå. Hvis det er vigtigt og skal håndteres nu, så tag dig af det, og lav ændringer til din ugeplan senere.

Men vigtigst af alt, lær at sige nej, og ”det kan jeg ikke nå”. Afvis, afslå og aflys. Det er altid lidt nemmere når du har overblik over din tid, og ved hvad konsekvensen af at sige ”ja” er.

Tilføjet torsdag den 11. september, 2008 under Om bloggen, Selvledelse, Tid | Del via: | Kommenter .